Déjà implanté chez nos voisins Anglo-Saxons, le flex office, desk sharing ou bureau flexible gagne progressivement nos entreprises françaises de tous les domaines d’activité.
Cette révolution culturelle consiste à revoir la conception de l’aménagement : il s’agit pour le collaborateur de s’installer à l’un des bureaux libres affectés à son service. Aucun bureau physique ne lui est attribué.
Avec le flex office, premier arrivé, premier servi !
De nombreux modes d’organisation voient le jour et révolutionnent le quotidien de nos entreprises et de leurs salariés, voyons quels changements occasionne le flex office.
Le collaborateur aujourd’hui plus connecté que jamais s’adapte facilement à ces nouveaux espaces de travail. Il devient un électron libre, mobile à l’intérieur même de son entreprise : il ne possède plus de poste de travail attitré, et a la possibilité de s’installer à un bureau différent tous les jours. On parle alors de collaborateur nomade.
La mise en place d’outils digitaux de plus en plus fondamentale, favorise le travail du collaborateur où qu’il soit dans l’entreprise, il doit alors s’équiper en smartphone, tablette et ordinateurs portable connectés. Le salarié passe la majorité de son temps de travail dans des espaces de réunion aménagés pour faciliter et accroître le travail collaboratif. En effet, le Flex office se base sur l’amélioration des échanges entre collaborateurs au sein d’une équipe et entre des services différents à travers le travail en mode projet, des réunions physiques, rencontres informelles et networking : le poste de travail devient alors partagé.
Le flex office offre également davantage d’autonomie et de responsabilités, modifiant le mode de management basé uniquement sur la confiance. Il améliore l’engagement des collaborateurs vis-à-vis de leur entreprise. Cette nouvelle forme de mobilité constitue un véritable levier de bien-être et de performance améliorant la qualité de l’environnement de travail.
Aujourd’hui, le taux d’occupation d’un bureau est de 45 %*. Ainsi, les entreprises cherchent à repenser totalement leurs locaux, en transformant les espaces vides en lieux de travail fonctionnels.
Parce que chaque mètre carré a un coût, il est devenu nécessaire pour les entreprises de réaliser des économies de surface. A l’heure où les espaces de travail sont sous-utilisés, où des surfaces restent inoccupés (déplacements professionnels, télétravail…) l’optimisation des espaces est devenue la réponse évidente à une parfaite maîtrise des coûts. Les entreprises transforment les surfaces gagnées pour créer des espaces adaptés aux besoins des salariés: salle de repos, lounge, project room, IT box…
Le flex office rime également avec ergonomie et confort. Pour mettre en place ce type de solution, l’entreprise doit repenser également le mode de rangement : plus de cloud pour la sauvegarde des documents, des casiers et vestiaires pour entreposer des affaires personnelles en lieu sûr comme à la maison.
La connectique représente un rôle essentiel dans le fonctionnement de ce modèle. Chaque espace de travail individuel ou collectif doit proposer une connexion au réseau interne et à Internet : l’entreprise doit alors s’équiper. En effet, instaurer des espaces de travail collectifs induit de faire le lien entre la technologie et le nouveau mode de travail. Il convient donc d’équiper les collaborateurs d’outils digitaux (les outils informatiques, téléphoniques ou bâtiments connectés) permettant à chacun de travailler et être joignable à n’importe quel endroit, tant en interne qu’en externe.
Pour répondre aux entreprises qui recherchent à réduire leurs coûts et répondre efficacement à la notion de collaborateur nomade et connecté, le Flex office apporte une véritable solution à cette demande de plus en plus accrue auprès de tous types de sociétés et de secteurs d’activité. Apparu dans l’hexagone il y a 2 ans, le succès du desk sharing induit de communiquer et d’accompagner l’ensemble des salariés à ce changement majeur, l’humain étant au cœur de ce nouveau mode de travail.
En France, parmi les entreprises qui ont adopté cette nouvelle organisation de travail : nous pouvons citer le groupe Sanofi ou encore l’institut de sondage Ipsos.
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*Le Monde, « Bureau individuel remis en question »
